Інструкція по роботі з мережею «Ашан» на web-платформі EDI Network 2.0 за схемою «Ашан маркетинг»

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Ашан» на платформі EDI Network 2.0 за схемою «Ашан маркетинг» наступними документами:

Загальна схема документообігу:

../../../_images/Auchan_marketing_schema_v1_1.png

Важливо

Мережа «Ашан» є ініціатором документообігу: надсилає ці 3 пов’язаних між собою документа, два з яких (COMDOC) потребують підписання, а «Універсальний документ» (CONDRA) слугує розшифровкою до рахунку.

Підказка

В ланцюжку документів знаходяться лише COMDOC-документи («Акт виконаних робіт» (COMDOC_013) та «Рахунок-фактура» (COMDOC_016)):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_010.png

Мережа відправляє всі три документа з одним номером, тому для спрощення роботи з конкретною групою документів рекомендовано фільтрувати документи за номером та мережею за потреби:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_002.png

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_012.gif

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../../../_images/rabota_s_platformoj_072.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

../../../_images/landing_edi.png

2 Отримання «Рахунку-фактури» (COMDOC_016)

Мережа «Ашан» є ініціатором документообігу: надсилає вже підписаний зі своєї сторони «Рахунок-фактуру» (COMDOC_016). Документ відображається у «Вхідних» (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_004.png

Цей документ Потребує підписання отримувачем. Ви можете ознайомитись з відкритим документом та якщо згодні з його змістом натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_005.png

2.1 Підписання та відправка документа

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../../../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Після підписання документ автоматично відправляється контрагенту і відображається в журналі вхідних документів (папка «Вхідні») в статусі Підтверджено з двох сторін:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_007.png

Примітка

Відмова від підписання документа відбувається аналогічно до відмови будь-якого іншого COMDOC-документа на платформі та вже описана в розділі «Відмова від підписання документа.

Підказка

Анулювання підписаного документа відбувається аналогічно до анулювання будь-якого іншого COMDOC-документа на платформі та вже описане в розділі «Анулювання підписаного документа.

3 Отримання «Акта виконаних робіт» (COMDOC_013)

Мережа «Ашан» надсилає вже підписаний зі своєї сторони «Акт виконаних робіт» (COMDOC_013). Документ відображається у «Вхідних» (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_006.png

Цей документ Потребує підписання отримувачем. Ви можете ознайомитись з відкритим документом та якщо згодні з його змістом натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_008.png

Підписання відбувається аналогічно до підписання будь-якого іншого документа на платформі та вже описане в розділі «Підписання та відправка документа.

Примітка

Відмова від підписання документа відбувається аналогічно до відмови будь-якого іншого COMDOC-документа на платформі та вже описана в розділі «Відмова від підписання документа.

Підказка

Анулювання підписаного документа відбувається аналогічно до анулювання будь-якого іншого COMDOC-документа на платформі та вже описане в розділі «Анулювання підписаного документа.

Після підписання документ автоматично відправляється контрагенту і відображається в журналі вхідних документів (папка «Вхідні») в статусі Підтверджено з двох сторін:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_009.png

4 Отримання «Універсального/неструктурованого документа» (CONDRA)

Мережа «Ашан» надсилає зі своєї сторони «Універсальний документ» (CONDRA). Документ відображається у «Вхідних» (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_011.png

Підказка

В ланцюжку документів знаходяться лише COMDOC-документи («Акт виконаних робіт» (COMDOC_013) та «Рахунок-фактура» (COMDOC_016)):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_010.png

Мережа відправляє всі три документа з одним номером, тому для спрощення роботи з конкретною групою документів рекомендовано фільтрувати документи за номером та мережею за потреби:

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_002.png

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_012.gif

Цей документ не потребує підписання і слугує розшифровкою до рахунку. Для ознайомлення з розшифровкою потібно перейти в документ та завантажити файл-вкладення до документа (завантажити весь документ у вигляді zip-архіву також можливо за допомогою відповідної кнопки):

../../../_images/Auchan_comdoc_013_016_condra_013.png

Додаткові можливості

Анулювання підписаного документа

Анулювання здійснюється над підписаним з обох сторін комерційним документом (COMDOC). Сторона ініціатор («Вхідний» або «Вихідний» документ) формує через кнопку «Запит на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11):

../../../_images/comdoc_repeal_001.png

Запит на анулювання підтверджується КЕП. Перед здійсненням підписання (процес описаний в окремому розділі інструкції) спочатку потрібно обрати дати документа та анулювання, обов’язково ввести текст причини анулювання і «Перейти до зчитування КЕП»:

../../../_images/comdoc_repeal_010.png

Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:

../../../_images/comdoc_sign.png

Після підписання жовтою іконкою відмічено початок процесу анулювання, вказується текст анулювання, для завершення документообігу документ потребує підтвердження запиту на анулювання:

../../../_images/comdoc_repeal_003.png

Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» його потрібно прийняти: створити COMDOC_019 (квитанція №12). Для цього контрагенту потрібно знайти і відкрити комерційний документ, що потребує підписання (документ в статусі «Запит на анулювання» з іконкою info):

../../../_images/comdoc_repeal_005.png

Контрагент, що отримав «Запит на анулювання» в відкритій формі документа може створити у відповідь «Підтвердження запиту на анулювання» чи «Відхилити запит на анулювання»:

../../../_images/comdoc_repeal_009.png

Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа (COMDOC)

Виконати «прийняття анулювання» COMDOC може лише отримувач «запиту на анулювання» (є квитанція №11) до того, як документ змінить свій стан на «анульовано» (в документа є квитанція №12). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Прийняття анулювання» на web-платформі активується кнопкою «Підтвердження запиту на анулювання»:

../../../_images/comdoc_repeal_accept_008.png

Підтвердження потребує підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції). Підтверджена заявка на анулювання має наступний вигляд і символізує завершення документообігу:

../../../_images/comdoc_repeal_accept_007.png

Документообіг завершено.

Відмова від анулювання комерційних документів (COMDOC)

Виконати «відмову від анулювання» COMDOC може лише отримувач «запиту на анулювання» (є квитанція №11) до того, як документ змінить свій стан на «анульовано» (в документа є квитанція №12). Відмова від анулювання використовується у разі незгоди в потребі анулювання вже підписаного документа. Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відмова від анулювання» на web-платформі активується кнопкою «Відхилити запит на анулювання»:

../../../_images/comdoc_repeal_reject_001.png

Для здійснення «Відмови від анулювання» обов’язково потрібно вказати причину відмови (процес не потребує підписання) та «Відправити»:

../../../_images/comdoc_repeal_reject_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підписано з обох сторін», а на етапі анулювання вказується кількість відмов від анулювання:

../../../_images/comdoc_repeal_reject_003.png

Кількість «запитів на анулювання» та «відмов від анулювання» не обмежується.

У випадках багатократного відхилення запитів на анулювання може бути корисно ознайомитись з усією історією причин формування анулювань та їх відхилень (завжди відображається останній активний коментар):

../../../_images/comdoc_repeal_reject_004.png

Відмова від підписання документа

«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони комерційний документ в тому випадку, коли документ неправильно оформлений, наприклад, невірно вказані дані в полях документа.

Для відмови від підписання потрібно натиснути на кнопку «Відмова від підписання»:

../../../_images/comdoc_reject_001.png

Відмова від підписання підтверджується за допомогою КЕП. Перед здійсненням підписання спочатку потрібно обрати дату відмови, ввести текст причини відмови і «Перейти до зчитування КЕП»:

../../../_images/comdoc_reject_004.png

Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:

../../../_images/comdoc_sign.png

Після підписання червоною іконкою відмічено процес відмови від підписання, вказується текст відмови, документообіг завершено:

../../../_images/comdoc_reject_003.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua